Come rispondere alle richieste di preventivo del tuo hotel

Ultimamente confrontandomi con nuovi clienti si ripropone una certa insofferenza nel rispondere alle richieste di preventivo. Le richieste di preventivo ricoprono un ruolo molto importante per una struttura ricettiva, purtroppo molti non percepiscono la sua effettiva importanza. 

Un hotel solitamente riceve richieste di preventivo  attraverso una chiamata telefonica oppure tramite e-mail. Potrete avere una struttura bellissima, avere tutti i comfort, applicare le migliori tecniche di marketing ma se risponderete in maniera sbagliata ad una e-mail oppure al telefono potrete gettare al vento tutti i vostri buoni propositi.

Rispondere alle richieste di preventivo è un passo obbligatorio per trasformare un cliente da ipotetico ad effettivo e anche se rispondere alle e-mail vi sembra banale non tutti sfruttano questa risorsa come si dovrebbe.

Quando si riceve una richiesta di preventivo, bisogna essere consapevoli del viaggio che il cliente ha percorso prima di formulare una richiesta e di contattarvi.

 

I passi che l’utente percorre sono questi:

1) L’utente fa una ricerca su google

2)sceglie il vostro sito  tra milioni di risultati

3)naviga sul  sito

4)trova interessante la  vostra struttura

5) compila la richiesta di preventivo

Ogni email è importantissima ed è necessario sfruttarla al 100%, rispondendo alla richiesta in maniera educata, esaustiva e cercando di trovare un modo per differenziarsi dagli altri e di conseguenza essere scelti.

Non dovete assolutamente sottovalutare la risposta perchè  è l’unica possibilità che avrete  per convincere qualcuno a prenotare. In poche parole, dovrete convincere una persona a venire nel vostro hotel e spendere i suoi soldi nella vostra struttura tutto questo tramite computer, vi sembra facile?.

Nel rispondere non possiamo essere vaghi, perchè ormai le persone pensano che la fregatura sia dietro l’angolo, ma impostando la risposta in maniera chiara e con tutti i costi ,il cliente non avrà paura di dover pagare altro quando arriverà in hotel e si sentirà al sicuro. Il cliente vuole sapere a cosa va in contro, vuole essere preparato.

Quando si riceve  una richiesta di preventivo il lavoro che avete fatto per essere visibili, per essere “trovabili” sul web e per essere ai primi posti di google è stato finalmente ripagato.

Quando una persona vi contatta per informazioni, fa un passo verso di voi. Una persona che non vi conosce vuole trascorrere del tempo nel vostro hotel e solo grazie al vostro saper fare potrete trasformare il contatto in prenotazione.

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Vediamo un po’ come rispondere ad una richiesta di preventivo:

Salve Nome e Cognome,

la ringraziamo per aver scelto la Nome della struttura segue la nostra migliore offerta.

Preventivo:

-Periodo check in gg/mm/aa check out gg/mm/aa

-Inserire la composizione del nucleo familiare con n adulti-n bambini e età bambini

-Formulare preventivo con eventuali sconti con validità data preventivo.

-Inserire cosa è compreso e cosa non è compreso con eventuali costi

-Tipologia di sistemazione

-Orari di check in e check out

-Modalità di prenotazione

-Politica di cancellazione

-Il costo della tassa di soggiorno.

Saluti

Nome e Cognome

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Non dimenticare di inserire nella firma dell’email il numero di telefono, indirizzo, link di google maps e i vari social.

 

Un ultimo consiglio: Una delle cose importanti e che converte molto è il rispondere alle e-mail il prima possibile, almeno entro le 3 ore dalla ricezione della richiesta.

 

In questo articolo ho solo voluto condividere con voi un esempio di e-mail che potrete usare per rispondere ad una richiesta di preventivo.

Ovviamente non basterà solo questo ci sono tantissime altre cose che ci aiutano a trasformare una semplice richiesta di informazioni in un cliente.

Come rispondete alle richieste di preventivo che ricevete per il vostro hotel?

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